学习《文体入门》（Elements of Style）。威廉·斯特伦克在1918年创作的经典著作（Elements of Style）的全文已经放在哥伦比亚大学的互联网站上了，网址是：http://www.columbia.edu/acis/bartleby/strunk.这就是说，您即使将这个经典著作忘在家里的床头上，也可以上网查看到这个经典著作的全文了，而且，您还可以在文中搜索到这些比较简单的规则了（让您见笑，我也是这个著作的老学生了）： (来源：英语学习门户 http://www.EnglishCN.com)

　　“将一个段落看成是一个书写单元：即一个段落一个主题。”

　　“有一条规则为：以一个中心句来开始一个段落，结尾的时候再和这个中心句呼应。”

　　“使用主动语态。”

　　“用肯定语气陈述。”

　　“去掉那些垃圾文字。”

　　“不要将那些松散的句子连为一体。”

　　“用类似的格式表达并列的意思。”

　　“将有关联的文字放在一起。”

　　“在总结中，只用一种时态陈述。”

　　“将一个句子中的重点文字放在句末。”

　　修改润色

　　既然信函的初稿已经完成，那在发出之前还要花些时间对其进行修改润色。

　　让您的秘书或助手阅读信函。您的同事不但能找到那些文字处理器无法找到的拼写和语法错误，而且他们还能发现您起草时没有察觉到的矛盾和混淆之处。

　　在信函的每页标上序号并将它们按顺序装订起来。如果信函的页数超过一页，那就应该将信函稿按顺序标号并装订起来，因为他们的顺序常常被弄乱了。您可以在除第一页外的每页稿纸的左上角写上下面这些：

　　收信人姓名_____

　　日期_______

　　页数_______

　　用蓝墨水而不是用黑墨水签名，因为蓝墨水很容易地让人区别出哪个是正本，哪个是影印副本。另外，这样做还让那些在信函发出后企图更改其内容的人无法下手。

　　利用电脑撰写信函的一些小技巧

　　我的妻子凯茜建议我将这些小技巧放在文末，因为本文是关于信函写作的，而不是关于电脑使用的。她甚至还认为我对用电脑和玩文字游戏一样有兴趣，她是对的。透露一点小秘密，在本文的前三稿中，本章整整花费了我一页纸的笔墨。

　　我还是认为那些喜欢玩弄文字游戏的人应该在电脑上来摆弄它们。电脑才是他们真正的用舞之地。如果您也已经撰写了31250封信函，我在我的律师执业生涯中撰写的信函也达到了这个数字（这个数字已经在上文中统计过），从1980年起我就开始使用电脑，其中近四份之一的信函是在电脑上完成的，所以我也和你一样，非常感谢电脑这种在原有信函基础上剪贴的能力。如果您还愿意继续听，我将把在运用电脑撰写信函中积累的一些小技巧奉献给您。

　　直接在电脑上撰写信函。如果您还没有加入到信息化革命中来，那赶快行动吧。不需要其他理由，只为撰写信函就值得买一台电脑。一旦拥有了电脑，您就会发现您再也不用向客户解释为什么三天前口述的信函还没有发出。

　　利用微软的word软件和Corel公司的WordPerfect软件。是的，您需要好的文字处理软件。他们最新的版本分别是word 2000和Corel WordPerfect 2000.虽然我有这两个新版本，但我还是用Dos版的Wordperfect 5.1来完成我近99%的工作。我的手指已经熟悉了那些特殊的编码，用起这些老版本软件就会得心应手。另外，这还因为我能将这个老版本软件的文件格式转化成其他2000新版软件所认可的文件格式。

　　如果不能打字，那就利用语音识别软件。如果您从未接触过打字，那也有适合您的软件为您服务。语音识别软件可以让您直接口述给电脑。这类软件是如此地好以致于WordPerfect 2000都和其中的一个名牌捆绑起来进行销售。你可以买一个语音识别软件外加一个手提式录音机，这样你可以按传统的方式录音，然后转录到电脑上。比较知名的两款语音识别软件是：Dragon Naturally Speaking 和 L VoiceXpress.

　　为每个客户建立一个单独的文件夹。您可以在电脑上为每个客户建立一个单独的文件夹，这样就可以将该客户的信函、文档、工作记录全都放在该文件夹下，就像放在一个纸文件夹中一样，查找起来方便多了。另外，客户的名字可以命名为文件夹的名字，比如，将与某甲有关的信函、遗嘱、合同、电子表格等文档放入电脑中一个名为“甲”的文件夹中。

　　将所有信函保存在电脑中的一个文件夹内。就像把信函的副本保存在一个纸文件夹中一样，您可以将信函的电子副本保存在电脑中专门为该客户建立的文件夹中。当然，这也不能简单地认为是为每个客户的每一封信建立一个单独的文件夹。如果电脑中已经存在为该客户保存信函的文件夹，将新撰写的信函放入该文件夹中即可。我发现最好是将新信函放在老信函的上面，而不是放在它们的下面。在纸文件夹中，为了让人一眼看到，新信函总是放在纸夹的最前面，所以在电脑中放置信函时，也要采用这个规则。其实，这在电脑中很容易做到：即在老信函的顶部新开一页开始撰写新信函。

　　给客户的信函以LETTERCL命名，给非客户的信函以收信人的名字命名。如果信函的文件名是以收信人的名字来命名的，当您事后想看这封信时，不需要到处乱点，就能很快查找到它。举例来说，将电脑中一封给非客户玛丽。史密斯的信命名为史密斯文件。有一个例外，我给客户的信函不是客户的名字而是以LETTERCL来命名的，因为这些信函在电脑中存放的文件夹是以客户的名字来命名的。如果这样做，当客户是一个公司或是一个集团时，我就能很快地找到想要的文件。

　　从先前的信函中拷贝内容。有一半以上的信函都不是第一次发给收信人的，因为随后还要不断地发信提醒收件人完成没有完成的工作或继续讨论某些以前讨论过的问题。在另一半的信函中，至少有一样东西是相同的：先前信函中收件人的名称、住址以及您的签名。所以，您起草新信函时就没有必要再将这些内容重新打一次，使用剪切和复制命令就能将收信人的名称和地址及其他有用的信息从原信函上拷贝到新信函上。当然，您可以修改这些拷贝来的内容，让它们与正在编辑的信函保持一致。嘿嘿，我其实还有更好的软件macros来完成这些重复性的工作。